Gmailの機能「ラベル」と「フィルタ」の合わせ技。メールを分類して効率化!

Gmailの機能「ラベル」と「フィルタ」の合わせ技。メールを分類して効率化!

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Gmailには、「メールを受信し、読む」ことを効率化するためのさまざまな機能があります。
今回は「ラベル」と「フィルタ」という機能について解説。

さらには2つの機能の合わせ技で、大量に送られてくるメールをうまく整理する方法をお伝えします!

 

山根ただし
サイトに訪問いただきありがとうございます。
このブログの管理人、山根(@Hackagogo)です。Gmailを上手く活用できると補助脳としての役割を果たしてくれ、情報処理能力が格段にアップします♪

 

Gmailアカウントの作り方はこちらの記事をご覧くださいね。

 



 

Gmailの「ラベル」機能とは?

 

まず紹介する「ラベル」機能。
メールを見やすくする分類機能です。

このあと紹介する「フィルタ」機能と合わせて活用すると、メールを情報ごとに自動で振り分けてくれます。

Gmailにはほかのメールソフトにあるようなフォルダ機能がありません。
フォルダ機能の代わりとなるのが「ラベル」機能です。

実際の画面を見てもらいながら説明したほうがわかりやすいと思うので、さっそく設定方法を解説しますね。

「ラベル」を付けるには、まずラベルを付けたいメールを表示します。
それから「ラベル」マークをクリックしてください。

新規作成をクリック。

ラベルを付けたいメールを表示し、新規作成
▲ラベルを付けたいメールを表示し、新規作成。

「新しいラベル」というウィンドウが開くので、ラベル名を入力しましょう。

 

ラベルを階層化したい場合は、「次のラベルの下位にネスト」にチェックを入れて、ラベル名を選択してください。

ラベル名を入力
▲ラベル名を入力。

ネストとは、設定したラベルを階層化することです。
ネストするためには、事前にラベルを作っておく必要があります。

 

ここでは、「大カテゴリ・マーケティング」の中にある「小カテゴリ・ad」として分類しました。

僕の場合、ほかにも「tech(マーケティングテクノロジーに関する情報)」「tool(マーケティングツールに関する情報)」というようにマーケティングタグを階層化しています。

 

1つのメールには、複数のラベルを付けることも可能です。

 

ラベルを作成すると、画面左のスレッド部分と右のプレビュー部分両方に名称の付いたラベルが表示されます。
これをクリックすれば、そのラベルがつけられたメールを一覧で見ることができます。

ラベルを作成するとスレッド、ビューともに表示
▲ラベルを作成するとスレッド、ビューともに表示。

 

ちなみにこの画像の受信トレイは見やすくなるようにカスタマイズしてますので、設定方法はこちらからご覧ください。

 

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受信のときに自動でラベルをつけて分類する

 

メールの一通一通にラベルを付けるのは面倒なので、受信したときに自動でラベルをつける設定をしておきます。
これはフィルタ機能を利用すると便利です!

 

自動的にラベルを付けたいメールを選択し、「(縦の)・・・」から「メールの自動振り分け設定」を選択。

「メールの自動振り分け設定」をクリック
▲「メールの自動振り分け設定」をクリック。

画面が開き「From」欄に送られてきた人からのメールアドレスが記載されています。
それから「フィルタを作成」をクリック。

「フィルタを作成」をクリック
▲「フィルタを作成」をクリック。

次の画面に移ったら、「ラベルを付ける」にチェックを入れ、付与するラベルを選択。
「●件の一致するスレッドにもフィルタを適用する」にもチェックを入れます。

最後に「フィルタを作成」をクリックすれば完了です。

受信のときに自動でラベルを付与する設定
▲受信のときに自動でラベルを付与する設定。

これで毎日届く大量のメールが効率的に整理されるので、メールの見落としを防ぐことができます!

 

フィルタを利用すれば不要なメールDMを自動で削除できる

 

何かの商品やサービスを購入した後に頻繁に届くダイレクトメール(DM)やメールマガジンなど、届いた都度「削除する」のは面倒ですよね。

 

そういったときも「フィルタ機能」を使って自動で削除する設定にしておくといいです。

 

自動で削除したいメールを開き、「(縦の)・・・」から「メールの自動振り分け設定」を選択。
画面が開き「From」欄には、送られてきた人からのメールアドレスが記載されています。

 

それから「フィルタを作成」をクリック。
ここまでは先ほどの手順と同じです。

 

次の画面に移ったら、
「削除する」
「●件の一致するスレッドにもフィルタを適用する」
にチェックを入れ、「フィルタを作成」をクリック。

 

不要なDMは自動で削除する
▲不要なDMは自動で削除する。

 

これで設定は完了!
フィルタを作成したDMは、次から自動で削除されます。

 

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Gmailの管理機能でメールを効率的に運用。作業効率がアップ!

 

Gmailは無料で多機能なのですが、多機能である反面、最初は設定に戸惑うことが多いと思います。

「メールを受信する」ということについて、いくつか知っておくといいことがあるので、まとめて紹介しますね。
「こんな機能があるんだな」という感じでサクっと見ておくといいですね。

 

間違って迷惑メールに入っていた場合は?

 

Gmailはスパム(迷惑)メールを自動で判別し、「迷惑メール」ラベルに分類してくれます。
しかし、稀に誤判定されることがあるので困りもの……。

自分のブログやWebサイトにお問い合わせフォームを設置していて、Gmailで受信される設定にする場合、たまに迷惑メールに間違って分類されていないか確認したほうがいいでしょう。

 

【もし間違って迷惑メールに振り分けられていた場合の対処法】

迷惑メールの一覧を表示

間違って分類されたメールを選択

「迷惑メールではない」をクリック

迷惑メールではないメールを正しく受信
▲迷惑メールではないメールを正しく受信。

 

これで次に届いたときは正しく分類されます。

迷惑メールに振り分けられる理由

 

Gmailで迷惑メールに振り分けられた場合、メールの上部にはラベルが付き、「迷惑メール」に振り分けられた理由(全部で7つ)が記載されす。

  1. メールアドレスのなりすまし
  2. フィッシング詐欺
  3. 未確認の送信者からのメール
  4. 管理者が設定したポリシー
  5. 特定の送信者からのメールのブロック
  6. 内容が空のメール
  7. 手動で迷惑メールに振り分けたメール

それぞれの理由についての対処方法はGmailヘルプに記載されています。

 

Gmailはメールの送受信に制限がある

 

またGmailは迷惑メールを防止し安全性を確保するために、1日に送受信できるメール数や、宛先に追加できる人数に制限を設けています。

 

  • 1通のメールに宛先として追加できるのは500人まで
  • 1日に送信できるメールは500通まで

 

メルマガのように一度のメールで多数に送信するような場合、Gmailは向いていないので注意してくださいね。

 

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まとめ:Gmailは効率的に管理しよう

 

今回は、ラベル機能を使った分類と、迷惑メールラベルについて詳しくお伝えしました。

 

Gmailを使いこなせば、効率的にビジネスを進めることができます!
ぜひライフハックの参考にしてください。

 

  • Gmailで受信したメールはラベルで分類しよう
  • ラベルで分類したメールは、フィルタ機能を使って自動で振り分けられる設定にしよう
  • 迷惑メールラベルの仕組みを知ろう

 

 

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