【難しく考えない】KGIを分解してKPIを作る方法。誰でもできる目標達成計画を解説

【難しく考えない】KGIを分解してKPIを作る方法。誰でもできる目標達成計画を解説



こんにちは。分析おたすけマンこと、山根です(Twitterはこちらから)。

  • 上司に「数字で根拠を示して」「数字で成果を出せ」と言われた
  • 数字に苦手意識がある

という方、いるのではないでしょうか?

また経営者であれば、「業績目標を掲げてみたけど、何から手をつけていいかわからない」という悩みがあるかもしれません。

 

そこで目標達成のため、目標管理の指標として、KGIとKPIを知っておくと便利です。

  • KGIとKPIってたまに聞くけど何?
  • 違いについてよく理解できていない

という方はぜひこの記事を読んでみてください。

 

簡単に言うと、KGIとKPIとは「自分の目標を達成するための指針となる数値」のこと。
数値化すれば、目標までの達成度や努力した結果が目に見えてわかるので、やる気アップにつながります。

 

山根ただし
目標となる数値を決めて、それをクリアする。
ゲームのような感覚で仕事に取り組めると楽しいはず!

 

 

KGI、KPIとは?

 

KGIとはKey Goal Indicatorの略で、最終目標を数値化し定量的に評価できる指標のこと。
KPIとはKey Performance Indicatorの略で、KGI達成までの各プロセスの達成度をはかるもので、ゴールまでの中間指標のことです。

 

山根ただし
教科書的な説明……。
わかったような、わからないような……。

 

もっと噛み砕いて説明します。
目標というのは達成されてこそ意味がある、と言えます。

 

その目標というのは、誰が見ても「達成したか未達成かわかる」ということが大切。
そのためには目標を数値化してしまうというのが、手っ取り早いと言えます。

 

数値化のメリット

体重計にのる人

数値化のメリットは、みなさんも経験から何となく理解しているのではないでしょうか。
例えば、ダイエットを例に挙げてみます。

 

漠然と「体重を減らしたい」と思っているだけでは、ダイエットはできません。

「半年で6kgやせる!」と数字に置き換えると、1カ月で1kg、1週間で250gやせればいい、と具体化できます。

具体化することで、「カロリーは1日どれくらい?」「運動量はどれくらい?」というように次に取るべき行動を考えられるようになり、目標に向かって進みやすくなるというわけです。

 

KGIとKPIの設定方法

 

ソフトバンクの「数値化仕事術」、楽天の「楽天主義」など、目標達成のためにKPIを活用する企業はますます増えています。

組織の中で働く場合はとくに、KGIとKPIが共感度を高め、実現度を高めるというわけです。

 

「数値化が大事なことはわかったけど、何を数値化すればいいの?」と思いますよね。
わかりやすい例を挙げてみます。

例えば、あなたが飲食店を経営しているとしましょう。

その場合、当然1日の売上が「KGI(最終目標」となります。
そのKGIを構成している要素を「KPI(中間目標)」とします。

 

KGI、KPI設定は、よくツリー上の図にで表します。
下のような感じです。

KGIとKPIを設定
▲KGIとKPIを設定

 

KPIのどれかの項目を改善すると、連鎖してKGIの数値もアップするはず。

つまり、KGIである売上を増やしたい場合、

  • 1日の客数を増やす
  • 顧客の平均単価を上げる
  • 営業日数を増やす

このどれかを改善できればいいわけです。

 

成果につながらないムダな数値化を繰り返しても意味がありません。
間違った数値化をしないためにも、以降でお伝えする考え方が大切になります。

 

KGIを分解したものがKPI

 

コツは「目標を分解しましょう」です。
つまりKPIとは、KGIを分解(ブレイクダウン)して数値化したものだということ。

 

まずは数値化のイメージを掴むために、例を挙げてみます。
世の中のモノ、コトはたいてい数値として分解できます。

リンゴを数値化
▲リンゴを数値化

 

リンゴ1つにしても、
・重さ
・高さ
・色の濃度
・糖度
・全国の収穫量
・産地ごとの収穫量
・品種ごとの収穫量
・輸出量

という感じに数値化できる要素がたくさんあります。

このように物事を分解できるイメージが持てると「数値化仕事術」に一歩近づきます。

 

KGIを決めてからKPIを考える

 

KGI、KPIでよくある失敗例として、KPIばかり考えてしまうということ。

 

目標の設定は、まずKGIからです。

そして次にKPIという順番で考えることが大事。

 

そしてKGIは「売上高」「営業利益額」といった最終的に辿り着きたい目標がいいです。

Webサイト担当者の場合、「ページビュー数」や「ユーザー数」をKGIにしたくなるかもしれませんが、それでは「ページビュー数を増やすこと」は売上に貢献しているのか? ということが見えてきません。

KPIのコツは「何をどれだけ伸ばすか?」という視点で考えることがおすすめ。

 

 

よくあるKGIとKPIの失敗例

 

失敗した人

 

目標を数値化するメリットとして、

  • 組織のなかで目標の未達成が蔓延するのを防ぐ
  • カン違いが起こるのを防ぐ
  • 目標自体に重みをもたせる
  • やるべきことの優先順位が明確になり、計画化される

ということが挙げられます。

しかし、KGIとKPIが形ばかりだけのものになってしまい、失敗するパタンーもあるので気をつけたいところ。
よくある失敗例をまとめてみます。

 

失敗例1:結果だけを見てしまう

 

成果となる数値だけを見てしまい、その過程を軽視してしまうパターンです。
KPIは、重要成功要因(CSF/Critical Success Factor)を特定するということが大切です。

 

売上を増やすというKGIを決めたとして、営業をするために人手を増やし、電話をかけまくり、夜遅くまで残業する。
ただ闇雲に行動しても売上は好転しません。

例えば

  • 新規顧客獲得数
  • 受注の継続率

といった数字を出してみる。

 

さらにそれらの数字を分解し、

  • エリア別
  • 業種別

などでも調べてみるといったように、「どの問題から手をつけるべきか」を考えることが大切です。

 

重要成功要因(CSF)を考える方法として、マトリクス分析がおすすめです。
こちらの記事も参考にしてみてください。

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失敗例2:振り返りをしない

 

KPIの設定は、PDCAにおける「P(Plan)」です。
その後の「DCA」が実際の活動ということ。

活動するなかで

  • はじめに想定したことが実行できない
  • 思ったような成果が出ない
  • 見込みが外れた

といったケースもあるので、一定期間ごとに振り返ることが大事。

 

そうして

  • KPIの数値を見直す
  • 重要成功要因(CSF)を見直す

ということを繰り返すのがコツです。

 

失敗例3:与えられた数値で活動してしまう

 

世の中には調査データが溢れてます。

会社では日報や週報など日々膨大なデータを渡されているかもしれませんね。
Webサイトのアクセス解析ツールなど便利なものもあります。

 

しかし、その数字は他人から与えらたもの。
たいていの場合、もらった資料は「見るだけで放置」というパターンが多いのではないでしょうか。

 

こういった失敗をしないためのポイントは

自分に役立つ数字を自分の手で作る

ということです。

 

日々の活動なかで、ささいな気づき、ちょっと違和感を感じることはありませんか?
「これは何かおかしい」「ここは改善するべきではないか」と思ったらチャンスです。

このモヤモヤを裏付ける数字はないかと考え、それを数値化してみることが実践の第一歩です。

 

失敗例4:結果を報告することだけ考えてしまう

 

KGI、KPIを設定して一番陥りやすいのは、結果報告をすることが目的となってしまう場合です。

「今週の成果はこうでした」という単なる結果報告だと意味がありません。

 

ひどい会社は数値目標を持たせるだけで、あとは個人に放り投げているところもあります。

挙句の果てには、その人がいかにダメか非難したり、自分の至らなさを自覚させるために数字を使っているダメ上司もいます。
そんな会社は早く退職して、転職してしまいましょう。

 

数値化の目的は「次にどうするか」を考えることです。
たとえ現時点の数字が悪かったとしても、「次はどうするか」を考え「行動」することが大切。

当然、数値化は過去を振り返って満足するためのものでもありません。

 

 

まとめ:目標を数値化するコツは分解! 分析する前にまず分けよう

 

KGIを分解してKPIを作る

 

どんなモノや事象も数値化しようと思えばできてしまいます。
「数値化する」といっても、その数字が「問題解決につながるかどうか」を判断するのには慣れが必要

最初は戸惑っても無理はありません。
しかし、やるべきことは決まっています。

 

それは

分解する

ということです。

 

「トヨタ式」が有名なように、「ものづくり」の現場では溶接、塗装、組み立てといったように製造工程を分解し、秒単位で作業目標時間を設定されることがあります。
こうした「ものづくり」の現場は、数字で分析や検証を行う参考になったりします。

経常利益が日本で1位のトヨタ、そして2位のソフトバンク(2019年5月18日現在の調査です)が取り組んでいるのは、数値化&改善仕事術。
最後にこのような仕事術が気になる方に、オススメの本を挙げておきます。

 

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『トヨタ 仕事の基本大全』は、有名なトヨタの5Sをはじめ、トヨタの改善力、問題解決能力などが紹介されています。

 

けっこう売れた本です。ソフトバンクはなぜ短期間で急成長できたのかが書いてあります。
会社員に限らず、いろいろな人に参考になる内容。

 

 

山根ただし
あなたの活動にもKGIとKPIを設定してみてください!

アイキャッチ画像の提供:Vectorpouch – jp.freepik.com


 

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